Sua equipe está sendo realmente produtiva? Essa pergunta pode parecer simples, mas pode abrir os olhos de muitos gestores. Em especial aqueles que ainda não contam com um discador automático e dependem de ligações feitas manualmente em operações de vendas, cobrança ou suporte.
A rotina parece inofensiva: o operador pega o número, digita, chama, espera atender (ou cair na caixa postal), encerra, registra e só então parte para a próxima. Agora, multiplique esse processo por 100, 200, 300 tentativas ao longo do dia. O resultado são horas e mais horas de trabalho desperdiçadas em tarefas que poderiam ser automatizadas.
Pensando nisso, hoje vamos te mostrar como um discador automático pode transformar essa realidade, trazendo mais produtividade, eficiência e resultados para sua equipe. Então, continue lendo até o final e confira!
Quanto tempo é desperdiçado em operações manuais?
A resposta curta: muito mais do que você imagina. Já a resposta longa envolve números que mostram como a discagem manual consome tempo e derruba resultados.
Em média, operadores que fazem ligações manualmente passam apenas 10 a 15 minutos por hora realmente conversando com clientes. O restante do tempo vai embora com tarefas como procurar números, discar, esperar atendimento, lidar com chamadas que caem na caixa postal ou não são atendidas.
Já com a automação, esse tempo útil pode aumentar em até 75%. Ou seja, o agente passa a maior parte da hora fazendo o que realmente importa: falar com pessoas.
Colocando isso em perspectiva, estamos falando de horas desperdiçadas por semana. E mais que tempo, isso representa dinheiro perdido, oportunidades que não se concretizam e metas que ficam mais difíceis de alcançar.
Agora pense nos custos disso:
- Salários pagos por hora trabalhada, mas sem retorno proporcional;
- Equipamentos e estrutura ocupados sem gerar conversão;
- Equipes sobrecarregadas com metas inalcançáveis simplesmente porque o tempo é mal aproveitado.
Felizmente, há solução para tudo isso e é aqui que entra a automação de chamadas.
O que é um discador automático (e como funciona)
Um discador automático é uma tecnologia que realiza chamadas automaticamente e só conecta o operador quando a ligação é atendida. Em outras palavras, ele elimina o tempo gasto com discagem, chamadas não atendidas e caixas postais.
Há diferentes tipos, cada um com características específicas. Veja a seguir os principais e suas características.
Discador preditivo
É o tipo mais avançado. Isso porque ele antecipa a disponibilidade dos operadores e liga para múltiplos números ao mesmo tempo. Então, quando alguém atende, a chamada se conecta a um atendente livre. Isso maximiza a ocupação da equipe, ideal para operações com grande volume.
Discador progressivo
Nesse modelo, o sistema só inicia uma nova ligação quando detecta que o operador está disponível para atendê-la. Isso evita situações em que o cliente atende, mas não há ninguém na linha, o que pode gerar frustração e até bloqueios por spam.
Por esse motivo, é considerado mais seguro e confiável, principalmente para empresas que prezam por um contato mais humanizado e controlado.
O discador progressivo também permite manter um ritmo constante de chamadas, com menos risco de sobrecarga e mais qualidade no atendimento.
Discador preview
Oferece ao operador uma prévia do contato antes da ligação ser feita. Isso porque ele aprova manualmente cada chamada. Assim é possível personalizar o contato e é útil para vendas consultivas ou clientes estratégicos.
Cada operação pode se beneficiar de um modelo diferente e é importante entender qual se encaixa melhor ao seu objetivo.
Benefícios diretos de usar um discador automático
Automatizar a etapa mais repetitiva da operação traz impactos diretos na produtividade em call center e em qualquer equipe que lide com telefonia ativa. Veja os principais ganhos:
- Mais chamadas por hora: sem o tempo perdido entre uma ligação e outra, a quantidade de contatos realizados por operador aumenta significativamente;
- Redução do tempo ocioso: o sistema gerencia o fluxo de chamadas, garantindo que os operadores estejam sempre em contato com alguém, sem intervalos desnecessários;
- Menos erros humanos: digitou o número errado? Ligou para o mesmo cliente duas vezes? Esqueceu de registrar o contato? Com a automação de chamadas, tudo isso é minimizado;
- Melhora nas taxas de conversão: com mais tempo dedicado a conversas reais e menos desgaste com tarefas manuais, a equipe consegue ser mais eficiente no atendimento. Isso se reflete nas vendas, negociações e resolução de problemas;
- Otimização da equipe: mais resultado com menos esforço. E, muitas vezes, até com menos gente. É o poder da tecnologia para equipes de vendas e atendimento.
Exemplo prático: a automação em números
Vamos a um cenário real. Uma empresa de cobrança decidiu implementar um discador automático preditivo. Antes disso, a equipe de 10 operadores conseguia realizar, em média, 400 contatos por dia.
Após a implantação:
- O número de contatos efetivos aumentou em 70%;
- A mesma equipe passou a gerar um volume equivalente ao de 16 pessoas, sem contratar ninguém a mais;
- O tempo médio entre ligações caiu de 35 segundos para 5;
- A taxa de conversão aumentou, já que os operadores passaram a falar com mais gente e com menos cansaço.
O resultado dessa implementação foi mais produtividade, menos custo e clientes mais satisfeitos.
Como implementar um discador automático na sua empresa
Se você chegou até aqui, já percebeu o potencial da automação. Mas pode estar se perguntando como dar o primeiro passo. Então, vamos a eles:
1. Avalie o tipo de operação
Veja coisas como vendas ativas, cobrança, agendamento, suporte, pesquisa de satisfação. Cada tipo exige um ritmo e abordagem diferente e saber isso ajuda a escolher o tipo de discador automático mais adequado.
2. Escolha o modelo ideal
- Volume alto e necessidade de agilidade? Opte por preditivo.
- Precisa de controle e segurança? Considere o progressivo.
- Atendimento consultivo ou VIP? Use o preview.
3. Garanta a integração com o CRM
O sistema precisa conversar com os dados do seu cliente. Isso evita retrabalho e melhora o acompanhamento de resultados. Uma boa integração com CRM e outras ferramentas de gestão é essencial.
4. Treine a equipe
Mesmo com a automação, as pessoas continuam sendo parte fundamental da operação. Então, treine sua equipe para lidar com o novo fluxo de trabalho, acompanhar KPIs e manter a qualidade no atendimento.
5. Acompanhe indicadores
Monitore de perto:
- Chamadas por hora;
- Taxa de contato efetivo;
- Tempo médio de atendimento;
- Conversão por operador;
- Tempo ocioso.
Esses números vão mostrar rapidamente se o novo sistema está entregando o que promete.
Produtividade não se conquista na base da insistência, e sim da inteligência
Se sua equipe ainda faz ligações uma a uma, na mão, talvez esteja na hora de repensar. Afinal, o tempo que está sendo perdido poderia estar sendo convertido em vendas, negociações ou relacionamentos mais duradouros com os clientes.
Com um discador automático, você libera seus operadores para o que realmente importa: falar com quem atende.
Automatizar a discagem não é substituir pessoas, mas dar a elas mais tempo para fazer o que realmente gera valor.Quer ver na prática quanto tempo e resultado você pode ganhar com um discador automático? Então, converse com um especialista da Native IP e receba uma simulação gratuita. Em poucos minutos, você descobre o impacto real que essa tecnologia pode ter na eficiência da sua operação.
