O crescimento exponencial da velocidade nas comunicações e na pluralidade de canais vem exigindo que as empresas invistam cada vez mais na administração eficiente de plataformas, principalmente na Gestão de Telefonia ou Gestão de Telecom. Esqueça os modelos antigos de ligação telefônica, estamos falando de voz, vídeo, dados, texto e todas as possibilidades que a área de telecomunicações abrange hoje em dia.
Pela sua importância e envolvimento com praticamente todas as áreas das empresas, o setor de telecom precisa acompanhar a evolução e crescer junto com a demanda, porém, cada vez com menores custos para a companhia. Um grande desafio, não é mesmo?
Para que isso aconteça, é necessária uma boa Gestão de Telefonia, utilizando inteligência de dados e soluções funcionais personalizadas para cada negócio. Neste artigo, vamos entender um pouco mais do que é Gestão de Telefonia, quais seus benefícios e o mais importante: como colocar em prática de maneira eficiente. Acompanhe.
O que é Gestão de Telefonia ou Gestão de Telecom
O conceito de Gestão de Telefonia ou Gestão de Telecom está baseado na administração eficiente dos serviços de telecomunicação das empresas, visando a redução de custos e o controle corporativo dos canais de telecom. O intuito é que essa gestão promova a eficiência dos serviços de comunicação voltados para as pessoas, garantindo experiência positiva dos usuários, melhores resultados para a empresa e desenvolvimento do negócio.
Dentre os pilares da Gestão de Telefonia estão ações como auditorias e análises de contratos, faturas, gerenciamento de inventários, acompanhamento de utilização dos canais, controle de tarifas e custos, benchmark em outras empresas e contato direto com operadoras de telecom. Em resumo, é gerenciar tudo o que envolve serviços de telefonia fixa, móvel e de dados na empresa – e nunca são poucos!
Quais são os benefícios para sua empresa
Mas, afinal de contas, quais são os benefícios de uma boa Gestão de Telefonia, com uso de inteligência de dados, para uma empresa ou organização?
Garantia de funcionamento eficiente
Um dos mais importantes benefícios para quem gere de maneira inteligente a telecom corporativa é a garantia de funcionamento eficiente da infraestrutura, sem riscos de instabilidades ou interrupções indesejadas ou não planejadas. Esse benefício reverte em satisfação dos usuários, influenciando diretamente na qualidade de atendimento e na reputação do negócio.
Redução de custos
Não menos importante, a redução de custos é uma vantagem extremamente desejada e necessária sempre. Todas as empresas buscam diminuir gastos desnecessários ou prescindíveis, ou seja, ninguém quer (e pode) rasgar dinheiro, não é mesmo? Ao adotar uma Gestão de Telefonia com uso inteligente de dados e informações, é possível evitar que cobranças indevidas ou mais caras que a prática de mercado ocorram.
Atendimento rápido e personalizado
Outro fator fundamental para lançar mão do uso de gestão de forma inteligente com os canais de telecomunicação é o resultado no atendimento, que se torna mais rápido e personalizado, adequando-se às novas premissas de SAC 4.0. Ao contrário do Serviço de Atendimento ao Consumidor tradicional, o SAC 4.0 surgiu para acompanhar a transformação digital e a expectativa dos clientes, cada vez mais alta, em relação à comunicação das empresas. Nesse ponto, o serviço de telecom precisa estar preparado, garantindo a cobertura dessa necessidade.
Segurança no controle de contratos
Diversos canais de comunicação e plataformas adquiridas podem gerar um problema de falha no controle de contratos, quando não ocorre a Gestão de Telefonia inteligente. Esse cenário comprometedor pode afetar gravemente os serviços, seja com interrupções inesperadas, multas por não cumprimento, cobranças indevidas, cláusulas mal ajustadas, datas de início e encerramento dos serviços não previstas, entre outras.
Melhor aproveitamento dos serviços
Símbolo da eficiência é o melhor aproveitamento dos serviços de telecomunicações, ou seja, utilizar as melhores soluções, personalizadas e moldadas para o negócio, naquele momento e para a necessidade exigida. Aqui, uma boa Gestão de Telefonia entra em cena, garantindo a exploração de métricas do processo de telecom, o que dá a vantagem de tomadas de decisão mais assertivas.
Métricas e indicadores para tomada de decisão
Por fim, uma Gestão de Telefonia baseada em inteligência de dados promove a geração de métricas assertivas e indicadores reais do processo de utilização do serviço e necessidades. Esse benefício ajuda diretamente na tomada de decisão por parte de gestores, assim como o alinhamento padrão das equipes envolvidas, fazendo com que melhores resultados sejam produzidos.
Como colocar em prática de maneira eficiente
Existem algumas formas de lançar mão da Gestão de Telefonia e é bem importante seguir alguns passos para sua implementação. O primeiro deles é mapear os gastos com os serviços de telecomunicação móvel, fixa e de dados. Essa etapa é fundamental para entender os custos e o volume financeiro investido nas plataformas e infraestrutura, avaliando se está adequado ou não.
Depois é importante fazer uma análise dos valores que estão sendo pagos, avaliando o ciclo de vida dos contratos, o cumprimento dos Service Level Agreement (SLAs) e possíveis irregularidades. O terceiro passo é fazer um levantamento das necessidades e do perfil da empresa, observando se os serviços contratados estão de acordo com isso. Nessa etapa é preciso levantar dados e analisar perfis de consumo e usuários.
Seguindo o processo, o passo próximo é comparar condições contratuais e avaliar serviços concorrentes atuantes no mercado. Aqui, é importante observar o respeito ao que foi acordado nos contratos com as operadoras.
Outra etapa importante é a educação e conscientização dos usuários a respeito da Gestão de Telefonia com uso de inteligência de dados para a redução de custos. Podem ser criadas políticas de utilização, com regras claras e transparentes, visando o uso consciente de todos os funcionários.
Ainda, outra dica muito importante e eficaz para colocar em prática uma completa e inteligente Gestão de Telefonia é contratar uma empresa especializada e com expertise no ramo. Assim, o gestor pode contar com um parceiro, que irá fazer todo o ‘trabalho sujo’ e entregar resultados prontos e personalizados para a melhor eficiência dos serviços de telecom.
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